What is Odoo?

In this first blog post we want to clarify what Odoo is and what benefits we have with Odoo, getting as far away as possible from a technical definition.

How was Odoo born?

Odoo was born in Belgium in 2005 as TinyERP, and in 2009 it changed its name to OpenERP. In 2014 it removes ERP from its name to become Odoo, although on the Internet you can find pages showing the differences with SAP, Microsoft Dynamics NAV or Netsuite.

How to define Odoo?

How to define what Odoo is, as a complete suite of business applications suitable for both small, medium and large companies, web-based, and works on all platforms that have a current browser (Windows, Mac, Linux, mobile, tablets...). In our view, having these applications in a single environment, accessible from anywhere and very easy to use in the most defining of Odoo.Some of the business applications are:

• CRM
• Sales and purchasing management
• Project management
• Warehouse and inventory management system
• Production / Manufacturing
• Analytical and Financial Accounting and Asset Management
• Point of Sale (POS)
• Human Resources and Vacation Management

• Marketing Campaigns, Workflows, Blogs, Help Desk, Support Management, Live Chat, eLearning, Events, Rentals, Documentation, Digital Signature...
  

It is available in different editions (Community and Enterprise) and versions (currently, in 2023, the 17th), all of them in 85 languages.

Each Odoo version improves technologically, to run faster, and keep that competitive distance from its competitors. Thanks to this, it can also offer a very simple, intuitive, complete and fast interface.

This is the definition that appears on the Odoo website, which seems to us to be very appropriate:

The only platform you'll ever need to help manage your business: integrated, simple applications loved by millions of happy users.

Is it free?

Odoo is based on open source: we have a full version to download, install and work with, for which we don't have to pay anything, but we probably have to work hard to make it work the way we want. It is extensible with other modules and all its source code is accessible and modifiable.

There is another edition, Odoo Enterprise, with a licensing payment system for modules and users, although for a single application it is free. It has several benefits over the Community edition.

This Enterprise edition can be purchased in three ways:

• On premise: only allowed for Odoo resellers, it works like Community but with the advantages of Enterprise. It is installed on the server chosen by the customer.

• Online: Odoo has servers where you can start working immediately, controlling the payment per application and users from the beginning.

• Odoo.sh: the Online version does not allow code modification, with Odoo.sh we have all the programming power deployed in a fast and functional installation.

With the Enterprise edition you can install the Studio module/app, which will allow us to make changes quickly and easily, and even some programming on Odoo flows, which opens a new range of possibilities.

Differences between Community and Enterprise

Some differences to know what Odoo is, are:

Odoo Community	Odoo Enterprise
Free	Pay per user and applicationshttps://www.odoo.com/es_ES/pricing
No support	Support by Odoo
Tedious installation	Immediate online installation and access
Descargable e instalable por cualquierahttps://www.odoo.com/es_ES/page/download	Downloadable and installable only by Odoo resellers
Community Modules	Some enhanced Community modules
Community Modules	Community Modules + Enterprise Modules
Basic interface	Enhanced web and mobile interface
No updates	Annual upgrades to new editions, standard part free of charge

More information about the editions: https://www.odoo.com/es_ES/page/editions

¿Qué módulos tiene, aparte de CRM, Contabilidad o Martketing Digital?

Odoo ofrece una amplia gama de módulos para cubrir diversas necesidades empresariales. A continuación, se enumeran algunos de los módulos oficiales disponibles, agrupados por categorías:​

Sitio web:

• Sitio web¡
• Comercio electrónico
• Blog​
• Foro​
• eLearning​
• Chat en vivo​

Ventas:

• CRM​
• Ventas​
• Punto de venta​
• Suscripciones
• Alquiler​

Finanzas:

• Contabilidad​
• Facturación, con Firma electrónica​​
• Gastos
• Documentos​
• Hojas de cálculo​

Inventario y Fabricación:

• Inventario​
• Fabricación
• Gestión del ciclo de vida del producto (PLM)​odoo.com+4odoo.com+4comunitea.com+4
• Compra
• Mantenimiento​
• Calidad​

Recursos humanos:

• Empleados
• Asistencias​
  
• Reclutamiento​
• Tiempo personal​
• Evaluaciones
• Referencias​
• Flota​

Marketing Digital:

• Automatización de marketing
• Marketing por correo electrónico
• Marketing por SMS​
• Marketing social​
• Eventos​
• Encuestas

Servicios:

• Proyecto​
• Hojas de horas
• Servicio externo
• Soporte al cliente
• Planificación​
• Citas

Productividad:

• Conversaciones​
  
• Internet de las cosas (IoT)​
• VOIP
• Información

Personalización:

• Studio: app que permite personalizar Odoo, con creación de modelos, campos, informes, vistas, aprobaciones...

Principales novedades en Odoo 16

Aplicación de Conocimientos:

• Nueva aplicación "Knowledge": Permite crear, organizar y compartir artículos internos, facilitando la gestión del conocimiento dentro de la empresa. ​

Contabilidad:

• Widget analítico en facturas: Facilita la distribución analítica y la creación de planes de análisis. ​
• Mejoras en la conciliación bancaria: Navegación e interfaz optimizadas para una mayor claridad y eficiencia. ​

Fabricación (MRP):

• Portal de subcontratación: Los proveedores pueden registrar su producción directamente desde su portal de cliente, mejorando la colaboración y seguimiento. ​
• División y fusión de órdenes de fabricación: Permite gestionar lotes de producción de manera más flexible, asignándolos a diferentes empleados o centros de trabajo. ​

Inventario:

• Gestión de backorders por tipo de operación: Posibilidad de decidir si se crean pedidos pendientes automáticamente según el tipo de operación. ​
• Automatización de reabastecimiento en ubicaciones específicas: Configuración de ubicaciones como puntos de reabastecimiento para automatizar pedidos. ​

Marketing digital:

• Nuevas plantillas de email marketing: Incorporación de plantillas predeterminadas y facilidad para crear listas de correo. ​
• Soporte para Vimeo en e-Learning: Integración de videos de Vimeo en el módulo de e-Learning, ampliando las opciones de contenido. ​

Punto de Venta (TPV/POS):

• Mejoras en la función de posición de pivote: Extensión de la función de posición de pivote a todas las hojas de cálculo, no solo a las plantillas. ​
• Información contextual en vistas de lista y pivote: Al insertar, se proporciona información contextual adicional en el nombre de la vista. ​

Planificación:

• Gestión de horarios flexibles: Administración de la planificación de empleados con horarios flexibles. ​
• Definición de roles para recursos materiales: Posibilidad de asignar roles específicos a recursos materiales en la planificación. ​

Gestión de Proyectos:

• Mejoras en la gestión de tareas: Introducción de nuevas funcionalidades para la asignación y seguimiento de tareas en proyectos. ​

Sitio Web:

• Mejoras en el editor de sitios web: Herramientas adicionales para la personalización y diseño de páginas web. ​

Ventas:

• Mejoras en la gestión de pedidos: Optimización del flujo de trabajo para la creación y seguimiento de pedidos de venta.

Principales novedades en Odoo 17

General:

• Rediseño de la interfaz de usuario: Se ha modernizado la apariencia y usabilidad, introduciendo el "Tema Milk" y la opción de "Modo Oscuro" para una experiencia más cómoda. ​
• Búsqueda avanzada: Implementación de una función de búsqueda mejorada que permite editar y crear filtros personalizados de manera más eficiente.

Contabilidad:

• Mejoras en la conciliación bancaria: Rediseño de la interfaz para una conciliación más intuitiva y eficiente. ​
• Automatización en la gestión de activos: Facilidades para importar y publicar activos, optimizando la gestión contable. ​

Ventas:

• Vista de catálogo: Nueva interfaz que permite a los vendedores seleccionar productos de manera visual y atractiva, similar a un eCommerce. ​
• Generador de cotizaciones: Herramienta que permite crear cotizaciones personalizadas con imágenes, descripciones detalladas y mensajes específicos para los clientes. ​

Punto de Venta (TPV/POS):

• Funcionalidad de quiosco: Permite a los clientes realizar pedidos y pagos directamente desde dispositivos en el establecimiento, mejorando la experiencia de usuario. ​
• Integración con pantallas de cocina: Optimiza la comunicación entre el personal de servicio y la cocina, agilizando el proceso de preparación de pedidos. ​

Sitio Web y eCommerce:

• Extracción de contenido web: Herramienta que permite transformar cualquier sitio web en una página de Odoo, facilitando migraciones y rediseños. ​
• Optimización de imágenes en formato WebP: Mejora los tiempos de carga y la experiencia del usuario al utilizar imágenes más ligeras. ​

Marketing:

• Asistente de IA para contenido: Integración de ChatGPT que facilita la generación y mejora de textos en campañas y publicaciones. ​
• Plantillas de campaña prefabricadas: Disponibilidad de diseños predefinidos que agilizan la creación de campañas de automatización de marketing. ​

Inventario:

• Gestión avanzada de lotes y números de serie: Mejoras en la entrada de datos, incluyendo fechas de vencimiento y cantidades, para un control más preciso. ​i
• Estrategias de remoción y reabastecimiento: Introducción de la estrategia "Menos paquetes" y filtros mejorados para reabastecimientos por proveedor. ​

Fabricación:

• Flexibilidad en la lista de materiales: Posibilidad de actualizar y crear nuevas listas de materiales directamente desde las órdenes de fabricación. ​
• Gestión de la demanda de componentes: Propagación automática de cambios en la demanda a lo largo de la cadena de producción.

Proyecto:

• Estados adicionales para tareas: Nuevas opciones para marcar tareas como realizadas, canceladas o en curso, mejorando la gestión de proyectos. ​
• Creación de proyectos desde órdenes de venta: Facilidad para generar proyectos a partir de órdenes de venta, integrando procesos comerciales y operativos. ​

Compras:

• Gestión de descuentos mejorada: Posibilidad de administrar y modificar descuentos directamente en listas de precios y órdenes de compra.
• Integración del catálogo del proveedor: Facilita la adición de productos del proveedor al crear solicitudes de cotización, mejorando la eficiencia.

Recursos Humanos:

• Gestión de cuentas bancarias y contratos: Introducción de advertencias al cambiar números de cuenta bancaria y mejoras en la gestión de contratos de empleados.
• Registro automático de horas extra: Implementación de ventajas condicionales y registro automático de horas extra en las entradas de trabajo.

Gastos:

• Flujo de contabilidad actualizado: Mejoras en la publicación y sincronización de reportes de gastos, diferenciando según el pagador (empleado o empresa).
• Categorización automática de gastos: Definición de categorías predeterminadas para gastos generados automáticamente, facilitando su gestión.

Documentos:

• Funcionalidad de papelera: Introducción de una papelera con autoeliminado de documentos tras 30 días

Citas:

• Fragmento dinámico: Los tipos de citas ahora cuentan con su propio fragmento, facilitando su integración en el sitio web.
• Personalización de la confirmación: Es posible personalizar la página de confirmación de citas para ocultar detalles innecesarios, como la zona horaria o la duración.

Sectores:

• Biblioteca de sectores: Se ha introducido una biblioteca que permite seleccionar el sector de la empresa, instalando automáticamente las aplicaciones relacionadas con flujos de trabajo y datos de demostración específicos.
• Módulos de datos: Odoo 17 lanzó 10 módulos de datos, incluyendo Abogado, Bar & Lounge y Estética, adaptados a negocios específicos.

Principales novedades en Odoo 18

General:

• Atajo para cambiar de empresa: ahora puedes alternar entre empresas más rápidamente utilizando ALT + SHIFT + U.​
• URLs legibles: las direcciones web generadas son más comprensibles y editables manualmente. ​

Contabilidad:

• Alerta de facturación anormal: sistema de alertas que identifica automáticamente importes y fechas inusuales en las facturas.​
• Detección de facturas duplicadas: mejora en la identificación de facturas de proveedores duplicadas antes de crear un nuevo asiento. ​

Inventario:

• Lotes y números de serie compartidos entre empresas: posibilidad de rastrear números de serie y lotes en múltiples empresas, manteniendo la consistencia en transferencias interempresariales.​
• Sistema de gestión de despacho: organiza rutas de entrega y gestiona envíos con flotas propias o logística externa.

Fabricación:

• Monitoreo en tiempo real con maquinaria inteligente: integración con equipos IoT para proporcionar capacidades de monitoreo en tiempo real y mantenimiento predictivo. ​
• Mejora en el uso de códigos de barras: interfaz más intuitiva que permite mantener la cámara abierta para escaneo continuo, acelerando operaciones de inventario. ​

Proyectos:

• Dependencias dinámicas: las tareas dependientes se ajustan automáticamente cuando cambian las fechas de las tareas principales, reduciendo errores de planificación.​
• Historial de versiones en tareas: registro automático de modificaciones en descripciones de tareas y posibilidad de restaurar versiones anteriores. ​

Ventas:

• Configuración avanzada de productos: nuevo sistema que permite opciones avanzadas y una personalización más sencilla de productos. ​

Recursos Humanos:

• Sistema de evaluación de desempeño: introducción de herramientas para gestionar y evaluar el rendimiento de los empleados. ​

CRM:

• Generación automática de resúmenes: la inteligencia artificial ahora puede crear resúmenes automáticos de reuniones y llamadas, optimizando el tiempo de los equipos de ventas. ​

Marketing:

• Asistente de IA para contenido: implementación de un asistente de inteligencia artificial que facilita la creación de textos para campañas y publicaciones en redes sociales.

Punto de Venta:

• Interfaz renovada: sistema de punto de venta modernizado con una interfaz más fluida y adaptable tanto en escritorio como en dispositivos móviles.

Reclutamiento:

• Publicación directa en bolsas de trabajo: posibilidad de publicar ofertas de empleo directamente en portales de empleo con solo unos clics.

Comercio Electrónico:

• Función "Clic y recoger": permite a los clientes verificar el stock disponible en una tienda y recoger su pedido en la ubicación seleccionada.

Citas:

• Gestión del estado de reservas: administra el estado de tus reservas (solicitudes, reservado, ausencias, etc.) de manera más eficiente.

Evaluaciones:

• Gestión de espacios de trabajo y permisos: nuevo diseño que ofrece opciones mejoradas para la gestión de permisos, carpetas y acciones compartidas.

Documentos:

• Espacios de trabajo compartidos: posibilidad de compartir un espacio de trabajo desde su panel de navegación, facilitando la colaboración.

How to get started with Odoo?

It is as simple as creating a free account at www.odoo.com and choosing the first application, which will be free for life. This could be Sales, thinking of a traditional ERP, but it could also be Website or Blog, which are two options widely used in any company, and that would be perfectly integrated and linked with the rest of the management.

How to learn more about Odoo?

If what we want is to learn Odoo functionally, how to manage it, we will find a multitude of pages, in all languages, in forums and blogs.

In addition, we have many video tutorials, complete and very useful at:https://www.odoo.com/es_ES/slides/all/tag/odoo-tutorials-9

On the Odoo website we can also find more documentation, for functional management or for programming, as well as information on how to install it or how to get certified, at:

https://www.odoo.com/es_ES/page/docs

¿Tiene más dudas sobre Odoo? En GSol podemos ayudarle

The Odoo universe is very wide, and we will always have unresolved and operational questions to learn.

At GSol we are open to resolve any doubts you may have and to help you in the implementation of this wonderful and powerful ERP.

We hope you have found this post useful and are clearer about what Odoo is and how we can find more information. We are at your disposal for any questions you may have.