¿Qué es Odoo? Deja que los especialistas lo expliquen

En esta primera entrada del blog queremos aclarar qué es y qué beneficios tenemos con Odoo, alejándonos todo lo posible de una definición técnica.

¿Cómo nace Odoo?

Odoo nace en Bélgica en 2005 como TinyERP, y en 2009 cambia su nombre a OpenERP. En 2014 elimina ERP de su nombre para convertirse en Odoo, aunque en Internet se pueden encontrar páginas que muestran las diferencias con SAP,  Microsoft Dynamics NAV o Netsuite.

¿Cómo definir Odoo?

Como definir qué es Odoo, como un paquete completo de aplicaciones empresariales adecuado tanto para pequeñas, medianas y grandes empresas, basado en la web, y funciona en todas las plataformas que tengan un navegador actual (Windows, Mac, Linux, móviles, tablets...). A nuestro entender, tener estas aplicaciones en un único entorno, accesible desde cualquier parte y muy sencillo de usar en lo más definitorio de Odoo.Algunas de las aplicaciones empresariales son:

• CRM
• Gestión de compraventa
• Gestión de proyectos
• Sistema de gestión de almacenes e inventario
• Producción / Manufactura
• Contabilidad analítica y financiera, y Gestión de activos
• Puntos de venta (TPV)
• Gestión de recursos humanos y vacaciones

• Campañas de marketing digital, Flujos de trabajo, Blogs, Ayuda técnica, Gestión de asistencia, Chat en directo, Aprendizaje en línea, Eventos, Alquileres, Documentación, Firma Digital ...
  

Está disponible en diferentes ediciones (Community y Enterprise) y versiones (actualmente, en 2023, la 17), todas ellas en 85 idiomas.

Cada versión Odoo mejora tecnológicamente, para funcionar más rápidamente, y mantener esa distancia competitiva frente a su competencia. Gracias a ello también, puede ofrecer una interfaz muy sencilla, intuitiva, completa y rápida.

Esta es la definición que aparece en la web de Odoo, que nos parece muy adecuada:

La única plataforma que necesitará para ayudar a administrar su negocio: aplicaciones integradas, sencillas y amadas por millones de usuarios felices.

¿Es gratuito?

Odoo está basado en código libre: tenemos una versión completa para descargar, instalar y trabajar con ella, por la que no hemos de pagar nada, pero probablemente hay que trabajar mucho para que funcione como queremos. Es ampliable con otros módulos y todo su código fuente es accesible y modificable.

Existe otra edición, Odoo Enterprise, con un sistema de pago de licencias por módulos y usuarios, aunque para una única aplicación es gratuito. Tiene varios beneficios sobre la edición Community.

Esta edición Enterprise se puede contratar de tres modos:

• On premise: solo permitido para distribuidores de Odoo, su funcionamiento es como Community pero con las ventajas de Enterprise. Se instala en el servidor elegido por el cliente.

• Online: Odoo dispone de servidores donde empezar a trabajar inmediatamente, controlando el pago por aplicación y usuarios desde el principio.

• Odoo.sh: la versión Online no permite modificación de código, con Odoo.sh tenemos desplegada toda la potencia de programación en una instalación rápida y funcional.

Con la edición Enterprise se puede instalar el módulo/app Studio, que nos permitirá realizar cambios de una forma rápida y sencilla, e incluso algo de programación sobre los flujos de Odoo, lo que nos abre un nuevo abanico de posibilidades.

Diferencias entre Community y Enterprise

Algunas diferencias para saber qué es Odoo, son:

Odoo Community	Odoo Enterprise
Gratuito	Pago por usuario y aplicaciones https://www.odoo.com/es_ES/pricing
Sin soporte	Soporte por parte de Odoo
Instalación tediosa	Instalación y acceso inmediato Online
Descargable e instalable por cualquiera https://www.odoo.com/es_ES/page/download	Solo descargable e instalable por distribuidores de Odoo
Módulos Community	Algunos módulos Community mejorados
Módulos Community	Módulos Community + Módulos Enterprise
Interfaz básica	Interfaz mejorada en web y móviles
Sin actualizaciones	Actualizaciones anuales a nuevas ediciones, la parte estándar gratuita

Más información sobre las ediciones: https://www.odoo.com/es_ES/page/editions

¿Qué módulos tiene, aparte de CRM, Contabilidad o Martketing Digital?

Odoo ofrece una amplia gama de módulos para cubrir diversas necesidades empresariales. A continuación, se enumeran algunos de los módulos oficiales disponibles, agrupados por categorías:​

Sitio web:

• Sitio web¡
• Comercio electrónico
• Blog​
• Foro​
• eLearning​
• Chat en vivo​

Ventas:

• CRM​
• Ventas​
• Punto de venta​
• Suscripciones
• Alquiler​

Finanzas:

• Contabilidad​
• Facturación, con Firma electrónica​​
• Gastos
• Documentos​
• Hojas de cálculo​

Inventario y Fabricación:

• Inventario​
• Fabricación
• Gestión del ciclo de vida del producto (PLM)​odoo.com+4odoo.com+4comunitea.com+4
• Compra
• Mantenimiento​
• Calidad​

Recursos humanos:

• Empleados
• Asistencias​
  
• Reclutamiento​
• Tiempo personal​
• Evaluaciones
• Referencias​
• Flota​

Marketing Digital:

• Automatización de marketing
• Marketing por correo electrónico
• Marketing por SMS​
• Marketing social​
• Eventos​
• Encuestas

Servicios:

• Proyecto​
• Hojas de horas
• Servicio externo
• Soporte al cliente
• Planificación​
• Citas

Productividad:

• Conversaciones​
  
• Internet de las cosas (IoT)​
• VOIP
• Información

Personalización:

• Studio: app que permite personalizar Odoo, con creación de modelos, campos, informes, vistas, aprobaciones...

Principales novedades en Odoo 16

Aplicación de Conocimientos:

• Nueva aplicación "Knowledge": Permite crear, organizar y compartir artículos internos, facilitando la gestión del conocimiento dentro de la empresa. ​

Contabilidad:

• Widget analítico en facturas: Facilita la distribución analítica y la creación de planes de análisis. ​
• Mejoras en la conciliación bancaria: Navegación e interfaz optimizadas para una mayor claridad y eficiencia. ​

Fabricación (MRP):

• Portal de subcontratación: Los proveedores pueden registrar su producción directamente desde su portal de cliente, mejorando la colaboración y seguimiento. ​
• División y fusión de órdenes de fabricación: Permite gestionar lotes de producción de manera más flexible, asignándolos a diferentes empleados o centros de trabajo. ​

Inventario:

• Gestión de backorders por tipo de operación: Posibilidad de decidir si se crean pedidos pendientes automáticamente según el tipo de operación. ​
• Automatización de reabastecimiento en ubicaciones específicas: Configuración de ubicaciones como puntos de reabastecimiento para automatizar pedidos. ​

Marketing digital:

• Nuevas plantillas de email marketing: Incorporación de plantillas predeterminadas y facilidad para crear listas de correo. ​
• Soporte para Vimeo en e-Learning: Integración de videos de Vimeo en el módulo de e-Learning, ampliando las opciones de contenido. ​

Punto de Venta (TPV/POS):

• Mejoras en la función de posición de pivote: Extensión de la función de posición de pivote a todas las hojas de cálculo, no solo a las plantillas. ​
• Información contextual en vistas de lista y pivote: Al insertar, se proporciona información contextual adicional en el nombre de la vista. ​

Planificación:

• Gestión de horarios flexibles: Administración de la planificación de empleados con horarios flexibles. ​
• Definición de roles para recursos materiales: Posibilidad de asignar roles específicos a recursos materiales en la planificación. ​

Gestión de Proyectos:

• Mejoras en la gestión de tareas: Introducción de nuevas funcionalidades para la asignación y seguimiento de tareas en proyectos. ​

Sitio Web:

• Mejoras en el editor de sitios web: Herramientas adicionales para la personalización y diseño de páginas web. ​

Ventas:

• Mejoras en la gestión de pedidos: Optimización del flujo de trabajo para la creación y seguimiento de pedidos de venta.

Principales novedades en Odoo 17

General:

• Rediseño de la interfaz de usuario: Se ha modernizado la apariencia y usabilidad, introduciendo el "Tema Milk" y la opción de "Modo Oscuro" para una experiencia más cómoda. ​
• Búsqueda avanzada: Implementación de una función de búsqueda mejorada que permite editar y crear filtros personalizados de manera más eficiente.

Contabilidad:

• Mejoras en la conciliación bancaria: Rediseño de la interfaz para una conciliación más intuitiva y eficiente. ​
• Automatización en la gestión de activos: Facilidades para importar y publicar activos, optimizando la gestión contable. ​

Ventas:

• Vista de catálogo: Nueva interfaz que permite a los vendedores seleccionar productos de manera visual y atractiva, similar a un eCommerce. ​
• Generador de cotizaciones: Herramienta que permite crear cotizaciones personalizadas con imágenes, descripciones detalladas y mensajes específicos para los clientes. ​

Punto de Venta (TPV/POS):

• Funcionalidad de quiosco: Permite a los clientes realizar pedidos y pagos directamente desde dispositivos en el establecimiento, mejorando la experiencia de usuario. ​
• Integración con pantallas de cocina: Optimiza la comunicación entre el personal de servicio y la cocina, agilizando el proceso de preparación de pedidos. ​

Sitio Web y eCommerce:

• Extracción de contenido web: Herramienta que permite transformar cualquier sitio web en una página de Odoo, facilitando migraciones y rediseños. ​
• Optimización de imágenes en formato WebP: Mejora los tiempos de carga y la experiencia del usuario al utilizar imágenes más ligeras. ​

Marketing:

• Asistente de IA para contenido: Integración de ChatGPT que facilita la generación y mejora de textos en campañas y publicaciones. ​
• Plantillas de campaña prefabricadas: Disponibilidad de diseños predefinidos que agilizan la creación de campañas de automatización de marketing. ​

Inventario:

• Gestión avanzada de lotes y números de serie: Mejoras en la entrada de datos, incluyendo fechas de vencimiento y cantidades, para un control más preciso. ​i
• Estrategias de remoción y reabastecimiento: Introducción de la estrategia "Menos paquetes" y filtros mejorados para reabastecimientos por proveedor. ​

Fabricación:

• Flexibilidad en la lista de materiales: Posibilidad de actualizar y crear nuevas listas de materiales directamente desde las órdenes de fabricación. ​
• Gestión de la demanda de componentes: Propagación automática de cambios en la demanda a lo largo de la cadena de producción.

Proyecto:

• Estados adicionales para tareas: Nuevas opciones para marcar tareas como realizadas, canceladas o en curso, mejorando la gestión de proyectos. ​
• Creación de proyectos desde órdenes de venta: Facilidad para generar proyectos a partir de órdenes de venta, integrando procesos comerciales y operativos. ​

Compras:

• Gestión de descuentos mejorada: Posibilidad de administrar y modificar descuentos directamente en listas de precios y órdenes de compra.
• Integración del catálogo del proveedor: Facilita la adición de productos del proveedor al crear solicitudes de cotización, mejorando la eficiencia.

Recursos Humanos:

• Gestión de cuentas bancarias y contratos: Introducción de advertencias al cambiar números de cuenta bancaria y mejoras en la gestión de contratos de empleados.
• Registro automático de horas extra: Implementación de ventajas condicionales y registro automático de horas extra en las entradas de trabajo.

Gastos:

• Flujo de contabilidad actualizado: Mejoras en la publicación y sincronización de reportes de gastos, diferenciando según el pagador (empleado o empresa).
• Categorización automática de gastos: Definición de categorías predeterminadas para gastos generados automáticamente, facilitando su gestión.

Documentos:

• Funcionalidad de papelera: Introducción de una papelera con autoeliminado de documentos tras 30 días

Citas:

• Fragmento dinámico: Los tipos de citas ahora cuentan con su propio fragmento, facilitando su integración en el sitio web.
• Personalización de la confirmación: Es posible personalizar la página de confirmación de citas para ocultar detalles innecesarios, como la zona horaria o la duración.

Sectores:

• Biblioteca de sectores: Se ha introducido una biblioteca que permite seleccionar el sector de la empresa, instalando automáticamente las aplicaciones relacionadas con flujos de trabajo y datos de demostración específicos.
• Módulos de datos: Odoo 17 lanzó 10 módulos de datos, incluyendo Abogado, Bar & Lounge y Estética, adaptados a negocios específicos.

Principales novedades en Odoo 18

General:

• Atajo para cambiar de empresa: ahora puedes alternar entre empresas más rápidamente utilizando ALT + SHIFT + U.​
• URLs legibles: las direcciones web generadas son más comprensibles y editables manualmente. ​

Contabilidad:

• Alerta de facturación anormal: sistema de alertas que identifica automáticamente importes y fechas inusuales en las facturas.​
• Detección de facturas duplicadas: mejora en la identificación de facturas de proveedores duplicadas antes de crear un nuevo asiento. ​

Inventario:

• Lotes y números de serie compartidos entre empresas: posibilidad de rastrear números de serie y lotes en múltiples empresas, manteniendo la consistencia en transferencias interempresariales.​
• Sistema de gestión de despacho: organiza rutas de entrega y gestiona envíos con flotas propias o logística externa.

Fabricación:

• Monitoreo en tiempo real con maquinaria inteligente: integración con equipos IoT para proporcionar capacidades de monitoreo en tiempo real y mantenimiento predictivo. ​
• Mejora en el uso de códigos de barras: interfaz más intuitiva que permite mantener la cámara abierta para escaneo continuo, acelerando operaciones de inventario. ​

Proyectos:

• Dependencias dinámicas: las tareas dependientes se ajustan automáticamente cuando cambian las fechas de las tareas principales, reduciendo errores de planificación.​
• Historial de versiones en tareas: registro automático de modificaciones en descripciones de tareas y posibilidad de restaurar versiones anteriores. ​

Ventas:

• Configuración avanzada de productos: nuevo sistema que permite opciones avanzadas y una personalización más sencilla de productos. ​

Recursos Humanos:

• Sistema de evaluación de desempeño: introducción de herramientas para gestionar y evaluar el rendimiento de los empleados. ​

CRM:

• Generación automática de resúmenes: la inteligencia artificial ahora puede crear resúmenes automáticos de reuniones y llamadas, optimizando el tiempo de los equipos de ventas. ​

Marketing:

• Asistente de IA para contenido: implementación de un asistente de inteligencia artificial que facilita la creación de textos para campañas y publicaciones en redes sociales.

Punto de Venta:

• Interfaz renovada: sistema de punto de venta modernizado con una interfaz más fluida y adaptable tanto en escritorio como en dispositivos móviles.

Reclutamiento:

• Publicación directa en bolsas de trabajo: posibilidad de publicar ofertas de empleo directamente en portales de empleo con solo unos clics.

Comercio Electrónico:

• Función "Clic y recoger": permite a los clientes verificar el stock disponible en una tienda y recoger su pedido en la ubicación seleccionada.

Citas:

• Gestión del estado de reservas: administra el estado de tus reservas (solicitudes, reservado, ausencias, etc.) de manera más eficiente.

Evaluaciones:

• Gestión de espacios de trabajo y permisos: nuevo diseño que ofrece opciones mejoradas para la gestión de permisos, carpetas y acciones compartidas.

Documentos:

• Espacios de trabajo compartidos: posibilidad de compartir un espacio de trabajo desde su panel de navegación, facilitando la colaboración.

¿Cómo empezar con Odoo?

Es tan sencillo como crear una cuenta gratuita en www.odoo.com y elegir la primera aplicación, que nos saldrá gratis de por vida. Esta podría ser la de Ventas, pensando en un ERP tradicional, pero también podría ser la de Sitio Web o la de Blogs, que son dos opciones muy usadas en cualquier empresa, y que estaría perfectamente integrada y enlazada con el resto de la gestión.

¿Cómo aprender más cosas sobre Odoo?

Si lo que queremos es aprender Odoo funcionalmente, cómo manejarlo, encontraremos multitud de páginas, en todos los idiomas, en foros y blogs.

Además, tenemos muchos vídeo tutoriales, completos y muy útiles en:
https://www.odoo.com/es_ES/slides/all/tag/odoo-tutorials-9

En la web de Odoo también podemos encontrar más documentación, para manejo funcional o para programación, así como información de cómo instalarlo o cómo certificarse, en:

https://www.odoo.com/es_ES/page/docs

¿Tiene más dudas sobre Odoo? En GSol podemos ayudarle

El universo Odoo es muy amplio, y siempre nos van a quedar dudas sin resolver y operativas a aprender.

En GSol estamos abiertos a resolver las dudas que puedan tener y a ayudarles en la implantación de este maravilloso y potente ERP.

Esperamos que hayan encontrado esta entrada útil y tengan más claro qué es Odoo y cómo podemos encontrar más información. Estamos a su disposición para cualquier duda.